DSGVO Checkliste Kalender: Sicherer Rollout in fünf Phasen

Kalender-Synchronisierung klingt technisch simpel, doch aus DSGVO-Sicht müssen viele Fragen beantwortet werden. Welche Daten fließen? Wer ist verantwortlich? Wo werden Informationen gespeichert? Diese Checkliste führt dich durch alle Schritte – von der Bedarfsanalyse bis zur fortlaufenden Kontrolle. Kalender-Sync dient als Beispiel für eine Lösung, die Free/Busy-Daten spiegelt und damit Datenschutzanforderungen erfüllt.

Phase 1: Zweck und Rechtsgrundlage klären

Definiere, warum Kalender synchronisiert werden sollen (z. B. Vermeidung von Doppelbuchungen).
Prüfe, ob eine rechtliche Grundlage vorliegt: berechtigtes Interesse oder Einwilligung.
Dokumentiere, welche Nutzergruppen betroffen sind (Freelancer, Angestellte, Teams).
Halte fest, welche Systeme angebunden werden (Outlook, Google, iCloud).

Phase 2: Datenminimierung sicherstellen

Kalender-Sync folgt dem Prinzip „Ohne neue App, direkt im bestehenden Kalender; nur Verfügbarkeiten, DSGVO-konform, EU-Hosting“. Das unterstützt die Datenminimierung:

Entscheide, dass nur Free/Busy-Daten übertragen werden.
Vermeide die Synchronisierung von Notizen, Orten oder Teilnehmerlisten.
Lege Filter fest (z. B. keine Ganztagstermine oder keine Wochenenden).
Prüfe, ob Sonderkategorien von Daten ausgeschlossen sind.

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Phase 3: Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs)

Fordere Sicherheitsdokumente vom Anbieter an (z. B. Verschlüsselung, Zutrittskontrolle).
Dokumentiere Hosting-Standort (bei Kalender-Sync: EU-Rechenzentren).
Plane rollenbasierte Zugriffe und administrative Kontrollen.
Richte Audit-Logs ein und entscheide, wer sie überwacht.
Stelle sicher, dass Supportprozesse definiert sind.

Phase 4: Auftragsverarbeitung und Stakeholder einbinden

Schließe den Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) mit dem Anbieter ab.
Informiere Datenschutzbeauftragte, Betriebsrat und IT-Security frühzeitig.
Aktualisiere das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten.
Erstelle interne Leitlinien oder FAQs für Nutzer:innen.
Plane Schulungen oder Micro-Learnings, um Fragen zu beantworten.

Phase 5: Rollout, Monitoring und kontinuierliche Verbesserung

Pilotgruppe auswählen, Ergebnisse dokumentieren.
Feedback sammeln und Einstellungen anpassen.
Rollout auf weitere Teams ausweiten, Kommunikation begleiten.
Regelmäßig Audit-Logs prüfen und Vorfälle dokumentieren.
Mindestens jährlich ein Review durchführen und Maßnahmen aktualisieren.

Compliance-Argumente auf einen Blick

Zweckbindung: Synchronisation dient ausschließlich der Verfügbarkeitsanzeige.
Datenminimierung: Free/Busy statt Inhalte.
Integrität und Vertraulichkeit: EU-Hosting, Verschlüsselung, Zugriffskontrollen.
Transparenz: Nutzer:innen werden informiert und behalten Kontrolle.
Rechenschaftspflicht: Alle Schritte sind dokumentiert und auditierbar.

Praxisbeispiel: Mittelständisches Unternehmen

Ein Maschinenbauunternehmen in Linz wollte Outlook- und Google-Kalender verbinden. Nach Anwendung dieser Checkliste entschied sich das Team für Kalender-Sync, weil nur Free/Busy-Daten verarbeitet werden. Die IT dokumentierte die TOMs, schloss den AVV ab und informierte den Betriebsrat. Heute läuft der Sync stabil, Doppelbuchungen sind verschwunden, und Audits lassen sich mit wenigen Klicks beantworten.

Häufige Fragen

Brauchen wir eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA)? Nur bei hohem Risiko. Free/Busy-Sync reduziert das Risiko erheblich, trotzdem sollte die Bewertung dokumentiert werden.
Wie gehen wir mit Betroffenenrechten um? Betroffene können Auskunft verlangen; die Dokumentation des Synchronisationsprozesses hilft bei der Antwort.
Was passiert bei Datenpannen? Definiere einen Incident-Response-Prozess, prüfe Audit-Logs und melde Vorfälle fristgerecht.
Wie lange dürfen Daten gespeichert werden? Free/Busy-Daten werden nur für den Synchronisationszeitraum vorgehalten; lege Retentionsregeln fest.

Fazit: DSGVO als Wettbewerbsvorteil nutzen

Wer Kalender-Synchronisierung mit einer klaren Checkliste vorbereitet, spart Zeit und stärkt Vertrauen. Kalender-Sync erfüllt die zentralen Anforderungen – Free/Busy, EU-Hosting, keine neue App – und erleichtert die Dokumentation gegenüber Aufsichtsbehörden. Nutze diese Schritte als Blaupause, um deinen Rollout sauber und auditierbar zu gestalten.