Mandantenkalender synchronisieren
Mandantentermine stehen überall, wo du sie brauchst
Ein Mandantentermin entsteht selten dort, wo du ihn später suchst: im Sekretariat, über deinen Buchungslink oder als Einladung aus dem Outlook des Mandanten. Kalender Sync führt alle drei Wege zusammen – ab dem Basic-Plan in Echtzeit.
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Ein Mandantentermin hat selten nur eine Quelle. Er entsteht im Sekretariat, über deinen Buchungslink oder als Einladung aus dem Postfach des Mandanten, und liegt danach in genau einem System. Kalender Sync spiegelt ihn in alle verbundenen Kalender, sodass Kanzlei, Telefon und Vertretung denselben Stand sehen. Wie viel dabei mitwandert, entscheidest du pro Verbindung: Für die Vertretung reicht meist, dass die Zeit belegt ist.
Mandantenkalender synchronisieren
So hilft dir Kalender Sync bei der Mandantenbetreuung
Egal, wo der Termin entsteht
Das Sekretariat trägt ihn im Kanzleikalender ein, dein Buchungstool schreibt nach Google, der Mandant lädt aus Microsoft 365 ein. Kalender Sync verbindet Google, Microsoft, iCloud, GMX, WEB.DE und mailbox.org – ab Basic in beide Richtungen, damit jeder dieser Wege überall ankommt.
Termindaten von Mandanten bleiben in Deutschland
Wie viel überhaupt in einem Zielkalender ankommt, entscheidest du pro Sync. Verarbeitet wird DSGVO-konform, auf Servern in Deutschland, entwickelt in München.
Mandanten sehen freie Zeiten, nicht deinen Kalender
Statt Kalenderzugriff verschickst du ein Sharing. Der Empfänger fügt es seinem eigenen Kalender hinzu und sieht ab da nur, wann du frei bist. Free enthält 1 Sharing, Basic 5, Business unbegrenzt viele.
Vertretung ohne Übergabeliste
Urlaub oder Krankheit: Deine Vertretung sieht die belegten Zeiten und kann verlässlich umplanen, ohne den Inhalt der Termine zu kennen. Geblockte Slots erscheinen auf Wunsch mit eigenem Label, etwa „Mandantentermin“.
Häufige Fragen
Häufige Fragen
Unser Sekretariat trägt Termine im Kanzleikalender ein, mein Buchungslink schreibt nach Google. Läuft beides zusammen?
Ja. Beide Kalender werden als eigene Verbindungen angebunden, Microsoft über die Graph API und Google über die Google-API, jeweils per OAuth. Ab dem Basic-Plan läuft der Abgleich in beide Richtungen und in Echtzeit, sodass ein im Sekretariat eingetragener Termin den Slot im Buchungslink sofort blockt.
Mein Buchungslink bietet Slots an, die im Kanzleikalender längst vergeben sind. Löst ein Sync das?
Ja, das ist der Kern des Problems. Ein Buchungstool kennt nur den einen Kalender, den es liest. Sobald der Kanzleikalender beidseitig verbunden ist, kommt jede dort eingetragene Zeit als belegt im Buchungskalender an und fällt aus den angebotenen Slots heraus. Der beidseitige Abgleich in Echtzeit beginnt beim Basic-Plan.
Sieht meine Urlaubsvertretung, mit welchem Mandanten ich spreche?
Nur, wenn du das so einstellst. Standardmäßig überträgt Kalender Sync ausschließlich, dass die Zeit belegt ist, ohne Titel und ohne Teilnehmer. Für geblockte Zeiten kannst du ein eigenes Label vergeben, etwa „Mandantentermin“, das keinen Namen preisgibt.
Was ist mit Terminen, die als Einladung des Mandanten hereinkommen?
Eine Einladung, die du in einem verbundenen Kalender annimmst, ist danach ein ganz normaler Termin dort und wird wie jeder andere gespiegelt. Du musst nichts abtippen und nichts weiterleiten. Entscheidend ist nur, dass sie in einem der verbundenen Postfächer landet und nicht in einem, das außen vor ist.
Was passiert, wenn ein Mandant einen Termin verschiebt?
Sobald die Änderung in einem verbundenen Kalender ankommt, zieht sie in den anderen nach, ab dem Basic-Plan in Echtzeit per Webhook. Ein Job gleicht zusätzlich alle vier Stunden alles gegen, damit auch eine vom Anbieter nicht gemeldete Änderung ankommt.
Bereit, jeden Mandantentermin nur noch einmal einzutragen?
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