GMX ↔ Outlook
GMX und Outlook Kalender synchronisieren
Privat GMX, im Job Outlook: Kalender Sync blockt private Termine automatisch im Arbeits-Kalender – ohne dass Kolleginnen und Kollegen sehen, was dahintersteckt. Ein- oder beidseitig, alle 5 Minuten aktuell.
Keine Kreditkarte · in unter 5 Minuten eingerichtet
Die Kombination ist ein deutscher Klassiker: Der private Kalender liegt bei GMX, der Arbeitgeber setzt auf Microsoft 365 mit Outlook. Das Problem kennt jeder, der so arbeitet – der Zahnarzttermin steht nur bei GMX, das Team bucht munter Meetings in die Lücke, und wer den Termin von Hand nach Outlook kopiert, legt private Details in den Firmen-Tenant, wo sie nicht hingehören.
Kalender Sync löst beides auf einmal. GMX wird über CalDAV mit einem anwendungsspezifischen Passwort verbunden, Outlook per Microsoft-OAuth – danach blockt jeder GMX-Termin automatisch die passende Zeit in Outlook. In der Standard-Einstellung erscheint dort nur „belegt“: Deine Verfügbarkeit stimmt, deine Privatsphäre bleibt intakt. Und weil GMX ein deutscher Anbieter ist und Kalender Sync in Deutschland hostet, hält die DSGVO-Story auch dem Blick eurer IT stand.
So funktioniert's
In 3 Schritten synchron
App-Passwort in deinem GMX-Konto anlegen
Unter account.gmx.net → „Login & Sicherheit“ → „Anwendungsspezifische Passwörter“ erstellst du in zwei Minuten ein eigenes Passwort für Kalender Sync. Dein normales GMX-Passwort funktioniert an dieser Stelle bewusst nicht.
GMX & Outlook anbinden
GMX verbindest du mit E-Mail-Adresse + App-Passwort (CalDAV), Outlook mit deinem normalen Microsoft-Login (OAuth) – kein Add-in, keine Admin-Rechte nötig. Beide Verbindungen werden sofort geprüft.
Sichtbarkeit für den Arbeits-Kalender wählen
Entscheide pro Richtung, was Outlook sehen darf: nur „belegt“ (Standard), Titel + Zeit oder volle Details. Geblockte Slots kannst du sogar neutral benennen, z. B. „Privater Termin“.
Ein- oder beidseitig
Du bestimmst die Richtung
Lege pro Verbindung fest, ob nur einseitig gespiegelt wird (z. B. GMX → Outlook) oder beide Kalender sich gegenseitig aktuell halten (Two-Way-Sync). Bei der beidseitigen Synchronisation landet ein neuer Termin in GMX automatisch in Outlook – und umgekehrt.
Datenschutz
Du entscheidest, was sichtbar ist
Pro Synchronisation wählst du eine von drei Sichtbarkeits-Stufen: nur „belegt", „Titel + Zeit" oder die vollen Termindetails. Free/Busy ist nur der datensparsame Standard, nicht die Grenze – ideal, wenn GMX- und Outlook-Kalender unterschiedlich vertraulich sind. Geblockte Slots kannst du sogar mit einem eigenen Namen versehen.
Verbindung & Sicherheit
Wie GMX und Outlook angebunden werden
Outlook (Microsoft 365, Outlook.com, Exchange Online) wird über die Microsoft Graph API per OAuth 2.0 angebunden – Token statt Passwort, nur Kalender-Berechtigungen, kein Add-in. GMX spricht CalDAV: Du erstellst unter account.gmx.net im Bereich „Login & Sicherheit“ ein anwendungsspezifisches Passwort, das ausschließlich für Kalender Sync gilt – dein GMX-Hauptpasswort geben wir nie ein und sehen es nie. Gespeichert wird das App-Passwort verschlüsselt (ChaCha20-Poly1305). Outlook-Änderungen kommen per Webhook nahezu sofort an, die GMX-Seite wird alle 5 Minuten abgefragt. Sämtliche Verarbeitung läuft auf Servern in Deutschland (Hetzner Nürnberg).
DSGVO
100 % DSGVO-konform, gehostet in Deutschland
Kalender Sync wird von der PPJ Venture Labs UG in München betrieben und hostet ausschließlich bei Hetzner in Deutschland – kein US-Cloud-Anbieter, keine Übersee-Server. Für Unternehmen gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV nach Art. 28 DSGVO). Anders als generische Anleitungen, die deine Termindetails ungefiltert kopieren, bleibt bei uns privat, was privat bleiben soll.
Häufige Fragen
Häufige Fragen
Ich bekomme „Anmeldung fehlgeschlagen“ – was mache ich falsch?
Fast immer wurde das normale GMX-Passwort verwendet – das lehnt GMX für externe Programme grundsätzlich ab. Du brauchst ein anwendungsspezifisches Passwort: account.gmx.net → „Login & Sicherheit“ → „Anwendungsspezifische Passwörter“ → neues Passwort erstellen und frisch einfügen. Falls du es dort zwischenzeitlich gelöscht hast, erstelle einfach ein neues.
Sehen meine Kollegen, warum ich blockiert bin?
Nein – außer du willst es. Im Standard überträgt Kalender Sync nur „belegt“ nach Outlook: Das Team sieht, dass du nicht verfügbar bist, aber weder Titel noch Inhalt deines GMX-Termins. Auf Wunsch stufst du auf „Titel + Zeit“ oder volle Details hoch.
Brauche ich Admin-Rechte im Microsoft-Tenant?
In der Regel nicht – du meldest dich einfach mit deinem eigenen Microsoft-Konto an (OAuth). Nur Tenants mit besonders strikter Consent-Policy benötigen eine einmalige Freigabe durch den Admin; dafür gibt es einen fertigen Admin-Consent-Link.
Kann ich auch Outlook-Termine zurück nach GMX spiegeln?
Ja. Der Sync läuft auf Wunsch beidseitig – dann tauchen Arbeitstermine auch in deinem GMX-Kalender auf und du siehst privat wie beruflich alles an einem Ort. Genauso gut kannst du bewusst nur die Richtung GMX → Outlook aktivieren.
In welchem Tarif ist die GMX-Anbindung enthalten?
GMX ist als CalDAV-Provider ab dem Basic-Plan (4 €/Monat) dabei – der Free-Plan deckt ihn nicht ab. Du kannst aber 14 Tage lang alle Business-Funktionen inklusive GMX kostenlos testen, ganz ohne Kreditkarte.
Wo werden meine Daten verarbeitet?
Ausschließlich in Deutschland: Kalender Sync hostet bei Hetzner in Nürnberg, es ist kein US-Cloud-Anbieter beteiligt. Zusammen mit GMX als deutschem Provider bleibt die komplette Sync-Kette unter DSGVO – für Unternehmen gibt es einen AVV nach Art. 28.
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