WEB.DE ↔ Outlook
WEB.DE und Outlook Kalender synchronisieren
Dein WEB.DE-Kalender kennt dein Privatleben, dein Outlook gehört der Firma – Kalender Sync sorgt dafür, dass beide voneinander wissen, ohne dass der Arbeitgeber Details sieht. Automatisch, ein- oder beidseitig.
Keine Kreditkarte · in unter 5 Minuten eingerichtet
Millionen Deutsche haben ihre private Termin-Zentrale bei WEB.DE – und sitzen werktags vor einem Outlook-Kalender, den die IT des Arbeitgebers verwaltet. Beide Welten sauber zu trennen ist richtig; sie gar nicht zu verbinden ist unpraktisch: Ohne Abgleich legt das Team Meetings auf den Kita-Termin, und wer privat aushilft und Termine von Hand in Outlook einträgt, schreibt Privates dauerhaft in den Firmen-Tenant.
Kalender Sync verbindet beide Kalender, ohne die Trennung aufzugeben: WEB.DE läuft über CalDAV mit einem anwendungsspezifischen Passwort, Outlook über den offiziellen Microsoft-Login (OAuth). Danach blockt jeder private Termin automatisch die passende Zeit im Firmenkalender – standardmäßig als schlichtes „belegt“. Drei Sichtbarkeits-Stufen lassen dich pro Sync entscheiden, wie viel mehr Outlook wissen darf. Und weil sowohl WEB.DE als auch Kalender Sync aus Deutschland kommen, bleibt der komplette Datenfluss DSGVO-konform – ein Argument, das auch die IT-Abteilung überzeugt.
So funktioniert's
In 3 Schritten synchron
App-Passwort in den WEB.DE-Einstellungen anlegen
Öffne die WEB.DE-Einstellungen → „Login & Sicherheit“ → „Anwendungsspezifische Passwörter“, erstelle ein Passwort namens „Kalender Sync“ und kopiere es sofort – es wird nur einmal angezeigt. Das normale WEB.DE-Passwort funktioniert hier nicht.
WEB.DE & Outlook verbinden
In Kalender Sync gibst du WEB.DE-Adresse + App-Passwort ein (CalDAV) und meldest dich danach mit deinem Microsoft-Konto an (OAuth) – ohne Outlook-Add-in und in der Regel ohne Admin. Beide Verbindungen werden direkt getestet.
Festlegen, was Outlook sehen darf
Wähle Richtung und Sichtbarkeit: nur „belegt“ (Standard), Titel + Zeit oder volle Details – und ob zusätzlich Outlook-Termine zurück in deinen WEB.DE-Kalender gespiegelt werden.
Ein- oder beidseitig
Du bestimmst die Richtung
Lege pro Verbindung fest, ob nur einseitig gespiegelt wird (z. B. WEB.DE → Outlook) oder beide Kalender sich gegenseitig aktuell halten (Two-Way-Sync). Bei der beidseitigen Synchronisation landet ein neuer Termin in WEB.DE automatisch in Outlook – und umgekehrt.
Datenschutz
Du entscheidest, was sichtbar ist
Pro Synchronisation wählst du eine von drei Sichtbarkeits-Stufen: nur „belegt", „Titel + Zeit" oder die vollen Termindetails. Free/Busy ist nur der datensparsame Standard, nicht die Grenze – ideal, wenn WEB.DE- und Outlook-Kalender unterschiedlich vertraulich sind. Geblockte Slots kannst du sogar mit einem eigenen Namen versehen.
Verbindung & Sicherheit
Wie WEB.DE und Outlook angebunden werden
Die Outlook-Seite (Microsoft 365, Outlook.com, Exchange Online) läuft über die Microsoft Graph API mit OAuth 2.0: Token statt Passwort, ausschließlich Kalender-Berechtigungen, kein Add-in im Firmen-Outlook. WEB.DE bindet Kalender Sync per CalDAV an – mit deiner WEB.DE-Adresse und einem anwendungsspezifischen Passwort aus den Einstellungen unter „Login & Sicherheit“. Dein Haupt-Passwort bleibt bei dir; das App-Passwort speichern wir verschlüsselt (ChaCha20-Poly1305) und du kannst es bei WEB.DE jederzeit löschen. Outlook-Änderungen kommen per Webhook fast in Echtzeit, WEB.DE wird alle 5 Minuten abgeglichen. Gehostet wird ausschließlich in Deutschland (Hetzner Nürnberg).
DSGVO
100 % DSGVO-konform, gehostet in Deutschland
Kalender Sync wird von der PPJ Venture Labs UG in München betrieben und hostet ausschließlich bei Hetzner in Deutschland – kein US-Cloud-Anbieter, keine Übersee-Server. Für Unternehmen gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV nach Art. 28 DSGVO). Anders als generische Anleitungen, die deine Termindetails ungefiltert kopieren, bleibt bei uns privat, was privat bleiben soll.
Häufige Fragen
Häufige Fragen
Die Verbindung schlägt fehl, obwohl mein Passwort stimmt – woran liegt das?
Mit hoher Wahrscheinlichkeit am falschen Passwort-Typ: WEB.DE akzeptiert an der CalDAV-Schnittstelle nur anwendungsspezifische Passwörter, nicht dein normales Konto-Passwort. Erstelle unter „Login & Sicherheit“ → „Anwendungsspezifische Passwörter“ ein neues, füge es frisch ein – und falls du es zwischenzeitlich gelöscht hattest, lege einfach ein neues an.
Was sieht mein Arbeitgeber von meinen WEB.DE-Terminen?
Im Standard nur, dass du belegt bist – ohne Titel, ohne Inhalt. Erst wenn du es pro Sync ausdrücklich hochstufst, werden „Titel + Zeit“ oder volle Details übertragen. Die geblockten Slots kannst du außerdem neutral beschriften, etwa als „Privat“.
Funktioniert das mit dem Microsoft 365 meiner Firma?
Ja – Microsoft 365, Outlook.com und Exchange Online werden über denselben offiziellen Microsoft-Login angebunden. Admin-Rechte brauchst du normalerweise nicht; nur bei Tenants mit strikter Freigabe-Policy muss der Admin die App einmalig per Consent-Link freigeben.
Kann der Sync auch beidseitig laufen?
Ja. Neben der klassischen Richtung WEB.DE → Outlook kannst du den Two-Way-Sync aktivieren: Dann erscheinen auch deine Arbeitstermine im WEB.DE-Kalender und du planst privat mit vollem Überblick. Die Einstellung gilt pro Verbindung und ist jederzeit änderbar.
Brauche ich dafür einen Bezahl-Tarif?
Ja, die WEB.DE-Anbindung startet im Basic-Plan (4 €/Monat) – der Free-Plan enthält sie nicht. Du kannst sie aber risikofrei ausprobieren: 14 Tage Business-Trial mit allen Funktionen, ohne Kreditkarte.
Wie steht es um Datenschutz und DSGVO?
Die Kette bleibt komplett in Deutschland: WEB.DE als deutscher Anbieter, Kalender Sync mit Hosting bei Hetzner in Nürnberg, kein US-Cloud-Anbieter dazwischen. Zugangsdaten werden verschlüsselt gespeichert, und für Unternehmen gibt es einen AVV nach Art. 28 DSGVO.
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